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Solutions/不動産・組合管理プラットフォーム
財務・ガバナンスUpdated 17 Mar 2026

文書・コンプライアンス管理

管理規約、議事録、NOC、法令遵守文書の効率的な管理システム。

住宅管理組合が管理すべき書類とは何ですか?

住宅管理組合は、管理規約、議事録、組合員名簿、財務記録、コンプライアンス証明書、NOC(承認証明書)、各種契約書、保険証書、政府への届出書類などを管理する必要があります。文書管理システムは、これらの書類を整理・分類し、アクセス権を制御し、バージョンを追跡し、コンプライアンスの期限を確実に管理し、監査や法的対応時に迅速に検索できるようにします。

書類リポジトリ

組合書類の整理・分類:

書類カテゴリ:

  • 管理規約・細則
  • 議事録・決議記録
  • 財務諸表・会計記録
  • 組合員名簿・登録書類
  • コンプライアンス証明書・許認可

整理・保管:

  • フォルダ別・タグ別分類
  • バージョン管理・変更履歴
  • 全文検索・キーワード検索
  • アクセス権限管理

デジタル保存:

  • クラウドバックアップ
  • OCR対応スキャン取り込み
  • 長期保管・法的保存期間管理

NOC管理

NOC(承認証明書)の申請・発行管理:

NOC種別:

  • 所有権移転NOC
  • リノベーション・改装工事NOC
  • テナント入居登録NOC
  • 車両駐車NOC
  • ペット飼育NOC
  • 事業運営NOC

申請・承認フロー:

  • オンライン申請受付
  • 必要書類の確認・審査
  • 委員会承認・電子署名

申請状況追跡:

  • リアルタイム進捗確認
  • 申請履歴・過去NOCのダウンロード
  • 承認通知・却下理由の通知

会議管理

各種会議の計画・記録・管理:

会議種別:

  • 年次総会(AGM)
  • 委員会定例会
  • 臨時総会
  • 小委員会・部会

会議前準備:

  • 議題・アジェンダの作成・配布
  • 案内状・出欠確認通知の送付
  • 委任状・代理人設定の管理

会議後処理:

  • 議事録の作成・記録
  • 決議事項の文書化
  • アクションアイテムの追跡・担当者割り当て
  • 組合員への配布・アーカイブ保存

コンプライアンス管理

法令・規制遵守の管理:

コンプライアンス対象領域:

  • 管理組合登録更新
  • 消防設備点検・証明書
  • エレベーター保守点検証明書
  • 貯水タンク清掃証明書
  • 害虫駆除実施証明書
  • 保険証書の更新

追跡機能:

  • コンプライアンスカレンダー・期限管理
  • 期限切れアラート・リマインダー
  • 担当者割り当て・ステータス管理
  • 証跡書類のアップロード・管理

レポート機能:

  • 期限超過アラート
  • 過去のコンプライアンス履歴
  • 監査レポート
  • リスク評価

組合員記録

組合員情報の管理:

組合員情報:

  • 所有権記録
  • 所有権移転履歴
  • 相続指定情報
  • 連絡先情報
  • 家族構成情報

書類収集:

  • 売買契約書のコピー
  • 本人確認書類
  • 住所証明書類
  • 組合員証
  • 通信履歴

プライバシーとアクセス管理:

  • 個人情報保護
  • アクセス権限制御
  • 同意管理
  • 情報訂正リクエスト対応
  • データポータビリティ対応

法務・契約管理

法的文書の管理:

契約種別:

  • サービス契約
  • 雇用契約書
  • ベンダー契約書
  • 保険証書
  • 賃貸借契約書

管理機能:

  • 契約書の電子保管
  • 重要条項の自動抽出
  • 更新期限の追跡・アラート
  • 有効期限切れアラート
  • 改訂履歴管理

法的サポート:

  • 弁護士対応書類
  • 案件ドキュメント管理
  • 通知書テンプレート
  • 紛争記録管理
  • 解決状況の追跡

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不動産・組合管理プラットフォーム · Updated 17 Mar 2026

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